Certyfikat ISO 9001:2009

W ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki we współpracy z firmą Doradztwo Gospodarcze PMC z Poznania zrealizowany został projekt wdrożeniowy systemu zarządzania jakością ISO w Starostwie Powiatowym w Kępnie.
W Starostwie Powiatowym w Kępnie, dla podniesienia efektywności i skuteczności systemu zarządzania, celem uzyskania satysfakcji klientów oraz stron zainteresowanych opracowano i wdrożono system zarządzania zgodny z wymaganiami normy ISO 9001: 2008. Proces wdrażania rozpoczął się w maju 2009 roku. W ramach projektu wytypowano pełnomocnika, koordynatora oraz audytorów wewnętrznych.
W ramach projektu wyodrębniono procesy podstawowe, które zostały opisane poprzez:
• karty usług publicznych, zawierające skrócony opis procedury postępowania, dokumenty na wejściu i wyjściu oraz wskazanie komórki organizacyjnej urzędu odpowiedzialnej merytorycznie za realizację danej usługi,
• zarządzenia Starosty,
• karty procesów zawierające, cel, imię i nazwisko właściciela procesu, wskaźniki przyjęte do monitorowania procesu, cele jakościowe dla wybranych usług publicznych oraz listę kart usług publicznych opisujących standardy obowiązujące w ramach procesu.

Dodatkowo zdefiniowano procesy wspomagające wspierające procesy podstawowe i stanowiące ich uzupełnienie. Procesy wspomagające opisane zostały poprzez:
• zarządzenia Starosty
• karty procesów zawierające, cel, imię i nazwisko właściciela procesu, wskaźniki przyjęte do monitorowania procesu, (ewentualnie cel/e jakościowe). Zarządzenia Starosty powiązane z danym procesem zostały wskazane poprzez przypisanie w rejestrze zarządzeń. Dodatkowo dla procesu „Nadzorowanie i doskonalenie systemu zarządzania” opracowano procedury szczegółowo opisujące sposób postępowania. Procedury zebrane zostały w załączniku nr 4 do księgi jakości.

W skład dokumentacji systemu zarządzania weszły następujące dokumenty:
• obowiązujące przepisy prawa,
• księga jakości, wraz z załącznikami stanowiącymi jej integralne części:

polityka jakości,
procesy systemu zarządzania jakością,

struktura organizacyjna,
procedury procesu Nadzorowanie i doskonalenie systemu zarządzania,
obowiązujące zarządzenia Starosty Kępińskiego, (BIP)
karty usług publicznych, (BIP)
udokumentowane procedury i instrukcje postępowania wymienione w księdze jakości;
dokumenty, w których przedstawiono uzyskane wyniki przeprowadzonych działań zgodnie z postanowieniami normy ISO 9001:2008 lub dokumenty potwierdzające przeprowadzenie takich działań.